ความรู้ทั่วไปเกียวกับจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
ความหมายของโปรแกรมจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
การจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล หมายถึง การพัฒนากลยุทธ์ที่ชัดเจนในการดำเนินการกับสารสนเทศที่ได้รับ อาจจะอยู่ในรูปแบบของการจัดเก็บ การดูเเลรักษา การสืบค้น การเเสดงผล และการกำจัดสารสนเทศที่ไม่ต้องการ
สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลข่าวสารทุกประเภทที่ได้รับ อาจอยู่ในรูปแบบของภาพนิ่ง ตัวอักษร ภาพเคลื่อนไหว เสียง ซึ่งอาจมีแหล่งที่มาต่างๆ เช่น โทรศัพท์ โทรสาร สื่อคอมพิวเตอร์ เป็นต้น
ส่วนบุคคล หมายถึง การที่บุคคลมีความต้องการ หรือความจำเป็นในการใช้สารสนเทศหนึ่งๆ ในการประกอบกิจการงานหรือการดำรงชีวิตประจำวัน
ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล มีเเนวคิดเกี่ยวกับการวางแผนด้านสารสนเทศสำหรับบุคคนที่เป็นเเนวคิดใหม่ที่ต้องอาศัยทักษะหลายด้าน โดยเฉพราะอย่างยิ่งทักษะด้านการจัดการ ทั้งนี้ เพื่อให้ประสบความสำเร็จในการประกอบกิจการงานเเละการดำรงชีวิตในยุคการเปลี่ยนเเปลงดังเช่นปัจจุบันเเนวคิดนี้เรียกว่า การจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
องค์ประกอบของระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
องค์ประกอบของระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล เมื่อพิจารณาตามโครงสร้างของระบบที่ใช้จัดการฐานข้อมูลเเล้ว พบว่าองค์ประกอบที่เหมือนกันคือ
ส่วนรับเข้า เเบ่งออกเป็น 2 ส่วนย่อยคือ
ความต้องการด้านสารสนเทศของผู้ใช้
ข้อมูลที่เข้าสู่ระบบ
ส่วนประมวลผล หมายถึง กลไกลที่ทำหน้าที่ในการจัดหมวดหมู่หาสถานที่สำหรับจัดเก็บข้อมูลเพื่อสามารถนำออกมาใช้ได้ การจัดวิธีการเข้าถึงข้อมูล
ส่วนเเสดงผล เป็นส่วนที่มีความสำพันธ์มากระดับหนึ่ง คือ ผู้ใช้จะพึงพอใจระบบมากน้อยเพียงใด ขึ้นอยู่กับคุณภาพของผลลัพธ์ ความต้องการเเละวัตถุประสงค์ของผู้ใช้ระบบเป็นหลัก
ประเภทของระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
ประเภทของระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล จำเเนกตามรูปลักษณ์เเบ่งออกได้ดังนี้
ประเภทโปรเเกรมสำรูป เช่น โปรแกรมบริหารบุคคล โปรเเกรมระบบบัญชีเงินเดือน
ใช้กับไมโครคอมพิวเตอร์ในลักษณะใช้งานอิสระและผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์การ
ฟังก์ชันการทำงานหลัก ได้เเก่ ฟังก์ชันนัดหมาย ฟังก์ชันติดตามงาน ฟังก์ชันติดต่อสื่อสาร
โปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้ในงานสำนักงานทั่วไป เช่น โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด โปรเเกรมเอ็กซ์เซล โปรแกรมเพาเวอร์พอยท์
ระบบนัดหมายส่วนบุคคล
เป็นโปรเเกรมคอมพิวเตอร์ที่พบในระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล มีประโยชน์ดังนี้
การใช้ระบบ
เป็นระบบทีใช้งานง่าย
ระบบมีการบันทึกข้อมูลเเบบลัด
การค้นหาข้อมูล (Search) สามารถทำได้เป็นรายวัน รายสัปดาห์ หรือ รายปี และสามารถใช้ฟังก์ชั่นทำซ้ำ
หากมีกิจกรรมมากกว่าหนึ่งกิจกรรมซ้ำซ้อนในเวลาเดียวกัน ระบบจะเตือนให้ผู้ใช้ทราบเพื่อเเก้ไขปัญหา
มีสัญญานเตือนกันนัดหมาย
มีระบบช่วยจำ
ป้อนข้อความเตือนความจำเข้าสู่ระบบนัดหมายส่วนบุคคลโดยอัตโนมัติ
มีหน้าต่างเเสดงความจำเเสดงขึ้นที่หน้าจอภาพ เมื่อมีการเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์หรือพีดีเอ
ส่งข้อความเตือนความจำผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์
เป็นระบบคอมพิวเตอร์ที่ช่วยในการนัดประชุม
ระบบการติดตามงานส่วนบุคคล
ส่วนหนึ่งของโปรเเกรมการบริหารจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลที่นิยมใช้ คือ ระบบการติดตามงานส่วนบุคคล เพราะมีประโยชน์ในการติดตามเพื่อให้งานประสบผลสำเร็จ ซึ่งระบบการติดตามงานส่วนบุคคลมีรายละเอียดเกี่ยวกับโปรเเกรมดังนี้
ระบบติดตามงานส่วนบุคคลเป็นโปรเเกรมอรรถประโยชน์เช่นเดียวกับนาฬิกาปลุกเเละเครื่องคิดเลข
ระบบติดตามงานบุคคล หมายถึง บัญชีรายงานที่ยังไม่ได้ดำเนินการ มีลักษณะคล้ายสมุดจดบันทึกช่วยจำที่เป็นกกระดาษ
ระบบติดตามงานส่วนบุคคลเป็นเครื่องมืออย่างหนึ่งในการบริหารงานและเวลาของเเต่ละบุคคลโดยเฉพราะผู้มีภารกิจมาก
ปัญหาที่พบในการบริหารเวลาของตนเอง คือ ความพยายามที่จะทำงานหฃายอย่างให้เสร็จภายในวันเดียว
มีนิสัยผัดวันประกันพรุ่ง จึงต้องทำงานเเบเร่งรีบในช่วงเวลาสุดท้าย
พัฒนาการของระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
ในขณะที่ใช้ระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล หมายถึง การพัฒนาการบริหารการจัดการจากในรูปแบบของกระดาษมาใช้เป็นระบบเทคโนโลยีที่ทันสมัย โดยมีลักษณะของการพัฒนาการ ดังนี้
ระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลในรูปแแบกระดาษที่มีมาตั้งเเต่อดีตจนถึงปัจจุบัน
ระบบสารสนเทศส่วนบุคคลในรูปเเบบคอมพิวเตอร์
ระบบการจัดการสารสนเทศของกลุ่ม
เกณฑ์การเลือกระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
การพิจารณาเป้าหมายส่วนบุคคลที่เกี่ยวกับชีวิตการทำงานเเละชีวิตส่วนตัว และเป้าหมายขององค์กรรวมทั้งลักษณะ ประเภท และนโยบายหลักขององค์กร มีเกณฑ์การเลือกระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล ดังนี้
ความต้องการด้านสารสนเทศ
ความต้องการระบบนัดหมายส่วนบุคคลหรือระบบนัดหมายกลุ่ม
ความต้องการระบบติดตามงานหรือไม่
ความต้องการระบบติดต่อสื่อสารในลักษณะใด
สภาพเเวดล้อมในการทำงาน
การทำงานในลักษณะคนเดียวหรือกลุ่ม
การทำงานภายในหรือภายนอกองค์กร
การติดต่อสื่อสารกับบุคคลอื่น
ความสามารถในการทำงาน
ราคา
ความยากง่ายในการทำงาน
การสนับสนุนด้านเทคนิค
การรับฟังความคิดเห็น
chatchayablog 